PERCHÉ È IMPORTANTE PARTECIPARE AD UNA CONFERENZA
Dopo vent’anni di esperienza, parlare in una conferenza archeologica è ancora per noi fonte di agitazione e intensa preparazione. C’è sempre la paura di dimenticare qualche dato importante, quella foto indispensabile, quel confronto fondamentale e in fondo sì, diciamocelo, c’è soprattutto il timore di un vuoto di memoria che ci faccia rimanere senza parole.
Il che spesso è una paura infondata, perché solitamente uno dei problemi di noi archeologi è quello di avere fin troppe argomentazioni, dati, immagini, idee e volerle condensare tutte in una presentazione che dovrebbe durare al massimo 15 minuti.
Dico “dovrebbe” con cognizione di causa, poiché troppe volte il lasso di tempo a disposizione viene superato anche di parecchi minuti, con la conseguenza di indispettire organizzatori e relatori, ma soprattutto di perdere un’occasione per confrontarci con il nostro pubblico.
Ed è invece questa la motivazione alla base della partecipazione a conferenze e convegni: l’opportunità di condividere e ricevere spunti da chi ha vissuto situazioni archeologiche simili alle nostre, magari in un ambito territoriale o in un periodo storico completamente diverso.
A questo proposito le conferenze internazionali dell’EEA (European Association of Archaeologists) offrono ottime possibilità di raggiungere questo obiettivo.
Prendiamo allora spunto proprio dal vademecum redatto dall’EAA, che è stato predisposto appositamente per migliorare la comunicazione nel nostro settore a livello europeo, integrandolo con alcuni suggerimenti frutto della ventennale partecipazione di Akhet a conferenze archeologiche.
Speriamo in questo modo di fornire alcuni spunti di riflessione e suggerimenti utili a favorire il confronto.
COSA FARE PRIMA DI UNA PRESENTAZIONE
Uno dei suggerimenti migliori che abbiamo mai ricevuto, perché aiuta ad abbassare il livello di ansia prima di uno speech, è quello di andare a vedere in anticipo la sala conferenze in cui faremo la presentazione.
Organizziamoci per visitarla ben prima del nostro turno, muovendoci nella sala e prendendo confidenza con il palco e lo spazio attorno a noi, o anche solo osservando gli altri relatori.
Accertiamoci che tutto funzioni: consegniamo le slide in anticipo e verifichiamo le strumentazioni da usare perché in molti casi diamo per scontati la compatibilità di adattatori, software, connessione online e presenza del microfono. Evitare sorprese e avere il tempo di riorganizzarci è fondamentale per non trovarci nella spiacevole situazione di dover improvvisare e a volte (capita) di essere costretti ad andare a braccio!
Noi abbiamo creato qualche piccolo rituale prima di iniziare con il nostro intervento… ma ciò che conta è fare un bel respiro e immaginare la platea assolutamente come non-ostile.
In ogni caso l’aspetto più importante è prepararsi, conoscere i contenuti alla perfezione e allenarsi a lungo a esporli nel tempo stabilito.
Nulla disturba più di una persona che parla esitando, che cerca disperatamente tra i suoi appunti o riprendere le fila del discorso perché ha divagato.
Quindi preparatevi, ripetendo a voce alta in modo da diventare sempre più coinvolgenti, studiare le giuste pause e monitorare i tempi. Meglio se davanti a uno specchio o facendo un video per poi riguardavi.
COSA FARE DURANTE UNA PRESENTAZIONE
Parlare senza l’ausilio di un testo è una capacità che si raggiunge con una grande preparazione, ma è necessario, perché se non puoi mantenere il filo di quello che vuoi dire nella tua testa, difficilmente potrà essere afferrato da chi ci ascolta.
In questo caso le slide possono servire da appunti. Oppure si possono disegnare mappe mentali che sintetizzano il discorso con parole chiave in relazione tra loro.
In ogni caso è fondamentale restare concentrati, presentare un concetto alla volta senza correre con la mente alla frase successiva: è una competenza che si acquisisce e non talento innato, perciò serve anche “buttarsi” e uscire dalla nostra comfort zone (magari iniziando con piccole platee) per migliorarsi e acquisire sempre più scioltezza.
A volte si può persino iniziare confessando di non essere abituati a parlare in pubblico, renderà tutti più distesi, con meno aspettative e quindi ansie di prestazione da parte vostra, e aiuterà a restare focalizzati sui contenuti e non sulle vostre abilità di relatori.
Potreste anche rischiare di perdere un punto della vostra presentazione, ma alla fine lo saprete solo voi.
COSTRUIRE LE SLIDE IN MODO EFFICACE
Nel caso di una presentazione di un paper durante una conferenza archeologica crediamo che la produzione di slide funzionali al discorso, siano esse realizzate in Power Point, Canva o altri strumenti analoghi, sia indispensabile.
Oltre alle necessarie testimonianze fotografiche è fondamentale infatti restituire una rappresentazione visiva a supporto della presentazione che dovrà essere estremamente chiara, attraente per il pubblico e che mantenga alta l’attenzione su di voi.
Creare delle slide efficaci e coerenti con l’immagine della società archeologica o del professionista, è una tecnica se non una vera e propria arte, e alcune agenzie si stanno specializzando in questo tipo di comunicazione.
Se come noi decidete di produrre “in casa” le vostre slide possiamo darvi alcuni suggerimenti preziosi per la loro organizzazione.
- 1 slide 1 messaggio: inserite in ogni slide un solo concetto alla volta, meglio utilizzare più slide che affollarle di messaggi che non saranno recepiti;
- impostate un “modello” che alterni slide dedicate a dati, a riferimenti bibliografici, a immagini, assicurandosi così che la struttura non sia troppo monotona;
- in 15 minuti potete affrontare solo un numero limitato di punti perciò eliminate il superfluo senza pietà;
- usate un massimo di 30-35 parole per ogni slide, ma meno sarebbe meglio;
- cercate di mettere in evidenza, sottolineandoli, gli aspetti più importanti, variando colori, dimensioni e spessori. Senza esagerare con gli stili!
- Usate un carattere semplice, ad esempio Arial o Helvetica, che risulta leggibile anche da lontano. E una dimensione di almeno 24 pt;
- date uniformità alla presentazione e controllate più volte la presenza di errori e refusi: distraggono sia voi che il vostro pubblico;
- le animazioni possono stuzzicare il pubblico… ma se sono troppe distraggono;
- i nomi di luoghi, persone o i numeri, soprattutto se parlate in una lingua straniera, possono essere difficili da capire. Riportate quelli più importanti nelle vostre slide;
- lasciate ogni slide sullo schermo il tempo necessario per essere vista e capita da chi vi ascolta;
- dal punto di vista grafico sinceratevi di non usare troppi colori (se avete già una palette aziendale di brand, è fantastico!);
- date uniformità alle immagini e inseritele con ordine e le opportune didascaliese avete concordato più tempo, un breve video farà risvegliare anche i sassi!
In generale per il pubblico è difficile leggere e ascoltare contemporaneamente.
Quindi in estrema sintesi per mantenere alto il livello di attenzione, riducete la quantità di testo nelle slide, rendetelo fruibile ed eliminate gli elementi di distrazione.
Tenete anche presente che in alcune situazioni l’illuminazione può essere scarsa (o troppa) per permettere al pubblico di vederle, in questo caso potete leggere la slide prima di affrontare il relativo argomento.
Last but not least. Non dimenticate di inserire qualche riferimento bibliografico su ciascun argomento. Sapete che agli archeologi piace verificare sempre le informazioni ricevute!
L’ultima slide rimane solitamente sullo schermo più a lungo delle altre: è bene usarla per lasciare i vostri contatti, il sito web e le icone dei social in cui siete presenti.
L’IMPORTANZA DEL TONO DI VOCE E DEL LINGUAGGIO DEL CORPO DURANTE LA PRESENTAZIONE
Che si tratti di una conferenza in italiano o a maggior ragione se in lingua inglese il primo punto da tenere a mente che per farci ascoltare dobbiamo parlare in maniera comprensibile, aperta, sicura.
Può sembrare banale, ma non lo è. E non si tratta di impostare i contenuti evitando il più possibile di usare una terminologia troppo tecnica per la nostra audience. Le neuroscienze ci insegnano che il linguaggio paraverbale può rafforzare o indebolire (se non addirittura contraddire) il nostro discorso e il timbro, il volume e il ritmo della nostra voce incide del 38% sulle impressioni di chi ascolta.
Una delle situazioni più fastidiose è quando cerchiamo di capire il senso di un discorso ma non riusciamo a sentire chi presenta, o fatichiamo a seguirlo perché va troppo veloce, in particolare se lo presentiamo anche davanti a persone che non conoscono perfettamente la nostra lingua.
Inoltre, utilizzare strategicamente le pause, e a volte il silenzio, accentua l’attenzione sui punti salienti del nostro public speaking.
Anche il linguaggio del corpo è fondamentale: lo sguardo rivolto fino al fondo alla sala, una postura eretta e una gesticolazione moderata indicano apertura e aiutano a connettersi con il pubblico mostrandosi sicuri e disponibili al confronto.
Ora siete pronti per preparare e presentare il vostro paper ad una conferenza.
E se invece siete stati invitati – come è accaduto a noi a SMAU Milano 2023 – a fare uno speech di 1 minuto per presentare la vostra società/start-up archeologica?
Beh, se volete ne possiamo parlare in un prossimo articolo del Blog. Fateci sapere su Linkedin se è una tematica di vostro interesse e se avete qualche curiosità specifica.
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